Belge Dizini¶
Belge dizinleri, Emakin'de paylaşılan belgeleri düzenlemek, depolamak ve incelemek için kullanılır. Uzman kullanıcılar bunları genellikle denetimli belge koleksiyonlarını yönetmek, yeni sürümler yüklemek ve belge geçmişini kontrol etmek için kullanır.
Tipik İş Akışı¶
- Gezinme panelinden gerekli belge dizinini açın.
- Bu dizinde bulunan belgeleri inceleyin.
- Yeni bir dosya yüklemek veya yeni bir belge kaydı oluşturmak için Belge Ekle seçeneğini kullanın.
- Belge meta verilerini doldurun ve dosyayı ekleyin.
- Önizlemek, indirmek, yazdırmak veya geçmişini incelemek için belgeyi daha sonra açın.
Sonuç: Belge; meta verileri, izinleri ve geçmişiyle birlikte yapılandırılmış bir dizinde erişilebilir kalır.
Not: Oluşturma, düzenleme veya silme yetkiniz dizin ve belge izinlerinize bağlıdır.
Belge Dizini Oluşturma ve Yönetme¶
Belge dizini oluşturmak için yeni bir dizin ekleyin ve belge dizini türünü seçin.
Yazma erişiminiz varsa dizin araç çubuğunda şunlar bulunabilir:
Yeni Dizin
Geçerli belge dizininin altında bir alt dizin oluşturur.
Düzenle
Geçerli dizini yeniden adlandırır.
Sil
Dizini kaldırır.
Belge Ekle
Dizinin içinde yeni bir belge kaydı oluşturur.
Dizin İzinleri¶
Dizin izinleri, belge alanına kimlerin erişebileceğini belirler.
Operasyonel açıdan en önemli düzeyler şunlardır:
- Okuma: dizini ve içeriğini görüntüleme
- Yürütme: izin verilen gelişmiş operasyonel aksiyonları gerçekleştirme
- Yazma: dizin içeriğini ve ayarlarını değiştirme
- Tümü: tam erişim
Erişimi yönetirken Emakin şunları isteyebilir:
- Güvenlik Profili
- Kimlik
- Tür (
allowveyadeny) - Başlangıç Zamanı
- Bitiş Zamanı
Dizinin yalnızca kontrollü bir kitle tarafından görüntülenebilmesi veya düzenlenebilmesi gerektiğinde bu ayarları kullanın.
Belge Ekleme¶
Dizine yeni bir belge kaydetmek için Belge Ekle seçeneğini kullanın.
Belge Üstverileri¶
Belge formunda şunlar bulunabilir:
Başlık
Belgenin görüntülenen adı.
İçerik Türü
Belge için kullanılan içerik kategorisi. Bu, ek yapılandırılmış alanları görünür kılabilir.
Sürüm Numarası
Belge sürüm tanımlayıcısı.
Açıklama
Belge hakkında ek bağlam.
Yeni Dosya Ekle
Belge kaydıyla birlikte saklanması gereken dosyayı ekleyin.
Sonuç: Belge, açıklayıcı üstverileriyle birlikte dizinde kullanılabilir hale gelir.
Belge İzinleri¶
Belge izinleri, paylaşılan bir dizinde olsa bile belirli bir belgeye kimlerin erişebileceğini denetler.
Bir belgenin görünürlüğünün bulunduğu dizine göre daha kısıtlı olması gerektiğinde bunları kullanın.
Temel izin düzeyleri dizin izinleriyle aynıdır:
- Okuma
- Yürütme
- Yazma
- Tümü
Şunları da yönetebilirsiniz:
- hedef Kimlik
- erişimin izin verilip verilmediğini belirleme
- isteğe bağlı Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi tarihlerini
Önizleme, İndirme ve Yazdırma¶
Önizleme destekleniyorsa belgeyi Emakin'de doğrudan önizlemek için açın.
Kullanıcılar önizleme alanından genellikle şunları yapabilir:
- belge içeriğini inceleme
- dosyayı indirme
- belgeyi yazdırma
Belge Geçmişi¶
Belgenin zaman içinde nasıl değiştiğini denetlemeniz gerektiğinde geçmiş bölümünü kullanın.
Geçmiş şunları içerebilir:
- başlık
- içerik türü
- sürüm numarası
- oluşturan kişi
- oluşturulma tarihi
Bu, özellikle aynı belgeyi zaman içinde birden fazla kullanıcı güncellediğinde yararlıdır.