Belge Dizini¶
Belge dizinleri, Emakin'de paylaşılan belgeleri düzenlemek, depolamak ve gözden geçirmek için kullanılır. Yetkin kullanıcılar bunları genellikle denetimli belge koleksiyonlarını yönetmek, yeni sürümler yüklemek ve belge geçmişini kontrol etmek için kullanır.
Tipik İş Akışı¶
- Gezinme panelinden gereken belge dizinini açın.
- Bu dizindeki kullanılabilir belgeleri gözden geçirin.
- Yeni bir dosya yüklemek veya yeni bir belge kaydı oluşturmak gerektiğinde Belge Ekle seçeneğini kullanın.
- Belge meta verilerini doldurun ve dosyayı ekleyin.
- Belgeyi önizlemek, indirmek, yazdırmak veya geçmişini gözden geçirmek için daha sonra açın.
Sonuç: Belge; meta verileri, izinleri ve geçmişiyle birlikte yapılandırılmış bir dizinde kullanılabilir durumda kalır.
Not: Oluşturma, düzenleme veya silme yetkiniz dizin ve belge izinlerinize bağlıdır.
Belge Dizini Oluşturma ve Yönetme¶
Belge dizini oluşturmak için yeni bir dizin ekleyin ve belge dizini türünü seçin.
Yazma erişiminiz olduğunda dizin araç çubuğunda şunlar bulunabilir:
Yeni Dizin
Geçerli belge dizininin altında bir alt dizin oluşturun.
Düzenle
Geçerli dizini yeniden adlandırın.
Sil
Dizini kaldırın.
Belge Ekle
Dizinde yeni bir belge kaydı oluşturun.
Dizin İzinleri¶
Dizin izinleri, belge alanının kendisine kimlerin erişebileceğini belirler.
Operasyonel açıdan en önemli düzeyler şunlardır:
- Okuma: dizini ve içeriğini görüntüleme
- Yürütme: izin verilen gelişmiş operasyonel işlemleri gerçekleştirme
- Yazma: dizin içeriğini ve ayarlarını değiştirme
- Tümü: tam erişim
Erişimi yönetirken Emakin şu bilgileri isteyebilir:
- Güvenlik Profili
- Kimlik
- Tür (
allowveyadeny) - Başlangıç Tarihi
- Bitiş Tarihi
Dizinin yalnızca belirli bir hedef kitle tarafından görüntülenebilmesi veya düzenlenebilmesi gerektiğinde bu ayarları kullanın.
Belge Ekleme¶
Yeni bir belgeyi dizine kaydetmek için Belge Ekle seçeneğini kullanın.
Belge Meta Verileri¶
Belge formunda şunlar bulunabilir:
Başlık
Belgenin görüntülenen adı.
İçerik Türü
Belge için kullanılan içerik kategorisi. Bu kategori, ek yapılandırılmış alanları kullanıma sunabilir.
Sürüm Numarası
Belgenin sürüm tanımlayıcısı.
Açıklama
Belge hakkında ek bağlam.
Yeni Dosya Ekle
Belge kaydıyla birlikte saklanması gereken dosyayı ekleyin.
Sonuç: Belge, açıklayıcı meta verileriyle birlikte dizinde kullanılabilir hale gelir.
Belge İzinleri¶
Belge izinleri, paylaşılan bir dizinin içinde olsa bile belirli bir belgeye kimlerin erişebileceğini belirler.
Bir belgenin görünürlüğünün bulunduğu dizine kıyasla daha sıkı kısıtlanması gerektiğinde bu izinleri kullanın.
Temel izin düzeyleri dizin izinleriyle aynıdır:
- Okuma
- Yürütme
- Yazma
- Tümü
Ayrıca şunları da yönetebilirsiniz:
- hedef Kimlik
- erişimin verilip verilmediğini reddedileceğini
- isteğe bağlı Başlangıç Tarihi ve Bitiş Tarihi tarihlerini
Önizleme, İndirme ve Yazdırma¶
Önizleme destekleniyorsa belgeyi doğrudan Emakin'de önizlemek için açın.
Kullanıcılar genellikle önizleme alanından şunları yapabilir:
- belge içeriğini inceleme
- dosyayı indirme
- belgeyi yazdırma
Belge Geçmişi¶
Belgenin zaman içinde nasıl değiştiğini denetlemeniz gerektiğinde geçmiş bölümünü kullanın.
Geçmişte şunlar bulunabilir:
- başlık
- içerik türü
- sürüm numarası
- oluşturan
- oluşturulma tarihi
Bu özellik, aynı belgeyi zaman içinde birden fazla kullanıcının güncellediği durumlarda özellikle yararlıdır.