Belgeler ve Kayıtlar¶

Paylaşılan iş belgelerini dosyaları, açıklayıcı bilgileri, erişim kuralları ve sürümleriyle birlikte tutmak için belge dizinlerini kullanın. Süreçleri bulup başlatmak için uygulama dizinlerini kullanın.

Belge Kaydını Anlama¶

Bir belge yalnızca yüklenmiş bir dosya değil, bir kayıttır. Bir belge sürümü birden fazla dosyaiçerebilir; örneğin bir sözleşme ve onu destekleyen ekler. Başlığı ve açıklaması, okuyucuların belgeyi tanımasına yardımcı olur.

Bir içerik türü belgeye bir profil formu ekler ve formun topladığı yapılandırılmış bilgileri tanımlar. Örneğin sözleşme içerik türü, sözleşme numarası ve yürürlük tarihi içeren bir profil sağlayabilir. İçerik türü yoksa ilişkili bir profil formu da yoktur; belgede standart başlık, açıklama ve dosyalar yine bulunur. Kullanılabilir türler ve profil alanları kuruluşunuzun yapılandırmasına bağlıdır.

Bir sürüm belgenin kendine ait dosyaları ve oluşturulma ayrıntıları bulunan bir revizyonudur. Bir dizin belgeleri düzenler; aynı belge birden fazla dizinde yayımlanabilir. Bir dizine erişim ile belirli bir belgeye erişim ayrı ayarlardır.

Örnek: Sözleşme Koleksiyonu¶

Kılavuzlarda Örnek sözleşme şu Documentation → Contracts belge dizinindeki kayıt izlenir. Bunun Contract içerik türü, sözleşme numarası EXAMPLE-001 ve yürürlük tarihini içeren bir profil sağlar 2026-01-01. Kayıt, sözleşme dosyasını ve destekleyici bir çizelgeyi içerir; sonraki bir revizyonda önceki sürüm Geçmiş'te erişilebilir kalır.

Geliştiriciniz profil formunu hazırlar, yöneticiniz dizini ve belge erişimini yapılandırır. Kullanıcı olarak sözleşmeyi kaydedin, profili doldurun ve sözleşme dosyaları değiştiğinde Yeni Sürüm seçeneğini kullanın. Bunlar kurgusal örnek adlarıdır; kuruluşunuz farklı adlar ve alanlar kullanabilir.

Bir Görev Seçin¶

Erişim ayarları ve hizmet işlemleri için yöneticinin Belge Yönetimi kılavuzuna bakın. Otomasyon için bkz. Belge Yönetimi.